Idziemy z Rafałem, członkiem zarządu, przez opustoszałe biuro ich Firmy. To oficjalnie 16. dzień wirusa w Polsce, i 7. dzień pracy zdalnej dla pracowników Rafała.

Mijamy salę konferencyjną na 12 osób, równo ustawione krzesła, na środku ustawione butelki wody, z gazem, bez gazu i szklanki błyszczące czystością. W poniedziałek miało być tu spotkanie z zarządem śląskiego klienta i komitet inwestycyjny, we wtorek negocjacje z Poznaniakami i podpisanie umów z warszawską firmą partnerską, oraz spotkanie zarządu z prawnikami dla przygotowania niezbędnych uchwał.

Odbył się częściowo komitet inwestycyjny, ale na telekonferencji, reszta wyjaśniających dokumentów została rozesłana mailem, decyzje też już podjęto wszystkie, w trybie obiegowym. Uchwały też są już gotowe, Rafał zatwierdzał ostatnie dokumenty wczoraj wieczorem, na kanapie w otoczeniu dzieciaków i psów, w dżinsach. Mówi, że widzi zalety takiego pracowania.

Przy stanowiskach asystentek zarządu cisza, dziewczyny przygotowują dokumenty w domach, kalendarze koordynowane są na bieżąco, zdalnie, w Outlook-u. Rafał kawę robi sobie sam, a lunch mu dowiózł Uber Eats. Pokoje pozostałych prezesów puste jak zwykle, tu nikła zmiana, bo oni zazwyczaj też siedzą głównie na spotkaniach lub u Klientów, „Po co w ogóle mamy te gabinety, duże, drogie i wykorzystywane w 10%?” – drapie się po głowie Rafał, przecież to bez sensu.

Dalej biurka Biura Projektów, „Oni częściej ich używają, niż zarząd swoich, ale to, że są teraz wszystkie puste dziwi mnie tylko dlatego, że nie ma na nich laptopów, kubków z kawą i nikt nie przesunął magnesów na tablicy statusowej. Normalnie też bywa tu pustawo.” Ale zaraz, jakby sam siebie uspokajał, mówi, że statusy są i tak aktualizowane przede wszystkim w grupach roboczych, na współdzielonych harmonogramach i jutro normalnie przyjdzie stały mail z aktualizacją postępu we wszystkich projektach. Nie, Rafał nie wie, czy w ogóle jeszcze ktoś coś ręcznie w nim aktualizuje, czy całość generuje się automatycznie, wydaje mu się, że raczej to drugie.

Mijamy pustą kuchenkę, lśniące ekspresy, rozświetloną pełną maszynę vendingową z chłodnymi napojami i snackami, dochodzimy do biura Księgowości. Tu mina Rafała nabiera marsowego wyrazu, cisza i pustki ewidentnie go przygnębiły. Normalnie jest tu pełno, większość księgowych siedzi przy monitorach, często obok nich inni pracownicy coś sprawdzają, wyjaśniają, przeglądają dokumenty. Rafał pamięta, że jak się tylko wprowadzili, to trzeba było zmieniać nastawy klimatyzacji, bo w pomieszczeniu jest zawsze więcej ludzi niż biurek i trzeba było zwiększyć chłodzenie i poregulować na przepustnicach powietrza. Pytam jak w takim razie teraz działają procesy księgowe. Tylko pierwszego dnia było zamieszanie, bo trzeba było inaczej ustawić dostępy w systemach, tak aby wszyscy księgowi mogli mieć dostęp do wszystkich skanów. W Firmie faktury są skanowane i prosto odsyłane do zewnętrznego archiwum, księgowość pracuje na skanach jeśli potrzebuje widzieć fakturę. Fakturowanie już dawno nie odbywa się tu w biurze, tylko u zewnętrznego dostawcy, podpiętego do wystawionych danych, ktoś drukuje, pakuje i nadaje, ale coraz mniej tego, bo na szczęście wiele dokumentów krąży już elektronicznie. „A ci pracownicy, którzy przychodzą do księgowych?” – pytam. „Wiesz, maile, smartfony, wszystko można właściwie odmiejscowić.”

Za toaletami już tylko dwie małe sale spotkań, takie bez okna, „Tu miewamy tylko wewnętrzne spotkania, nie zapraszamy tu klientów” – tłumaczy Rafał – „Spotkania zespołów projektowych, jakieś odprawy działów, zespołów, sesje budżetowe… Wiesz tak naprawdę, to nie wiem jak to działa, bo ciągle jest bitwa o te salki, a często stoją puste, albo siedzi jedna osoba i prowadzi rozmowę telefoniczną.” Zastanawiamy się, że i te spotkania mogą się toczyć w sieci, Trello, Zoom, Teamsy, narzędzi jest mnóstwo i nie raz wcześniej już w spotkaniu brały osoby, które pracowały w innym miejscu i po prostu się „wdzwaniały”.

Kilkaset metrów biura, ani jednego pracownika przy biurku, kluczowe procesy idą sprawnie, o ile nie ma utrudnień zewnętrznych. Tak, sprzedaż przysiadła, ale przecież nie dlatego, że zarządzono home office, tylko dlatego, że sprzedawanie to spotkania, a te się praktycznie nie odbywają. „Przed wejściem do biura na parkingu stał rząd samochodów służbowych” – zauważam. Regulamin mówi, że jak pracują z domu, to nie mogą korzystać z aut. Rafał zastanawia się czy to mądre: „Może chociaż tak mogłaby firma im pomóc w tym trudnym czasie, może przydałyby im się te samochody tam gdzie oni teraz są? Nie wiem jak to podatkowo by było, ale nie zbadaliśmy nigdy tego”.

Cisza jak makiem zasiał, klima wyłączona, telefony nie dzwonią… Rafał pyta czy chcę pójść na inne piętro biura, ale chyba wolałby przysiąść tu na chwilę. Siadamy. „Bardzo to dziś odczuwam – widząc pustki i słysząc ciszę – że firma to nie tylko procesy, systemy i dane, ale przede wszystkim ludzie. Niby wiele działań toczy się prawie tak samo, nie wiem o ile nam spadła wydajność i czy nie ma miejsc, w których wzrosła. Czy wszystkie te biura, biurka, telefony są potrzebne?”

To był wniosek, który źle zabrzmiał, przygnębiająco i kasandrycznie. To oczywiste że stan zagrożenia epidemicznego, ze wszystkimi ograniczeniami i zakazami musi odcisnąć ślad nie tylko na wynikach finansowych, ale też na tym jak będzie wyglądała przyszła organizacja pracy. Technologia daje tak szeroki wachlarz możliwości, że kurczowe trzymanie się przyzwyczajeń nie jest uzasadnione i właśnie zostało gwałtownie przerwane. Trzeba na nowo zdefiniować zasoby firmy, ocenić na nowo rolę i wagę czynnika ludzkiego. Transformacja cyfrowa po prostu się dzieje, nie jest do zatrzymania, a decydować trzeba tylko o tym, w jakim tempie firmy będą ją przechodzić. Trzeba więc zinwentaryzować całość, wyłonić kluczowe procesy, zmierzyć ich efektywność i rozważyć alternatywne modele ich organizacji. Mogą być oparte bardziej o pracę człowieka lub robota, o obecność pracownika w biurze, lub odmiejscowienie jego udziału w procesie. I w zależności od scenariusza będą generować inne koszty, inaczej wpływać na przychody firmy.

Rozmawialiśmy jak to zrobić i jedno dla Rafała było oczywiste: „Ludzie na pracy zdalnej, przymusowej, nie z wyboru, poznają jej blaski i cienie. To jest ogromna korzyść z tej sytuacji, zostaliśmy zmuszeni do przetestowania drastycznie innej organizacji pracy. Muszę to wykorzystać, chcę się od nich dowiedzieć o ich doświadczenia. Muszę też zmierzyć możliwe wskaźniki, żeby zrozumieć jaki wpływ na naszą wydajność miała praca zdalna. Trzeba zrobić jakieś grupy robocze, albo ankiety. Ludzie muszą wziąć w tym udział, bo firma to ludzie.”

Narastający kryzys wywołany przez SARS-CoV-2 i, kroczącą za nim, recesję można potraktować jak okazję, game changer.  To czas na zredefiniowanie funkcji i procesów w firmach, paradygmatu pracownika. W przyspieszonej transformacji cyfrowej są ukryte przewagi konkurencyjne, trzeba ją tylko starannie przygotować i dobrze zarządzić zmianą.

Iwona Pękala

Ekspert optymalizacji procesów