Czy już nadszedł ten dzień i wracamy do normalnej pracy?

Czy zapomnieliśmy o przestrzeganiu RODO w trybie zdalnym, czy jeszcze nie?

Zabezpieczyliśmy informatycznie komputer, a może to nasz służbowy i firma oto zadbała?

Zapewne sądzimy, że o wszystkie zabezpieczenia zatroszczyły się platformy, z których korzystamy? Nic bardziej mylnego, gdyż są rzeczy, za które odpowiadamy – my użytkownicy. Powoli wracamy do pracy w terenie, do naszych biur, własnego stanowiska pracy, a co za tym idzie? Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych spoczywa na nas. Przedstawiam zestawienie 5 RODO aktywności, jakie należy podjąć:

#1 ZABEZPIECZANIE

Jeśli jesteś pracodawcą ustal, czy któryś z twoich pracowników chorował na COVID-19 lub jest w grupie szczególnego ryzyka. Masz prawo i powinieneś badać temperaturę ciała pracowników jednak z dyskrecją, pojedynczo, nie udostępniając nikomu tej informacji czy prowadzonego rejestru temperatur. Pamiętaj zatem o:

-podstawie prawnej,

-obowiązku informacyjnym,

-odpowiednim przechowywaniu i zabezpieczeniu pozyskanych danych.

#2 ZABEZPIECZANIE PRACY HOME OFFICE

Zadbaj o zabezpieczenie informatyczne sprzętu, jaki wydajesz i użytkujesz biznesowo. Komputery, laptopy przetwarzają dziennie ogromną ilość danych, również tych wrażliwych. Brak kontroli w trybie pracy zdalnej może doprowadzić do poważnych konsekwencji w razie ich kradzieży. Praca home office niesie duże korzyści, jak również zagrożenia, gdy dzielimy komputer z innymi członkami rodziny. Nawet najwyższej klasy zabezpieczenie IT nie uchroni nikogo przed karą UODO, jeśli nieprzeszkolony pracownik udostępni dostępy do swoich narzędzi pracy osobie trzeciej. Pamiętaj o odpowiednich oświadczeniach dla pracowników. Zlokalizuj niedociągnięcia i je napraw.

#3DOKUMENTY I SZKOLENIA

Zbierz ludzi, poinformuj ich o procedurach oraz przepisach. Tylko osoba skutecznie poinformowana, jest w stanie podejmować świadome decyzje w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych i skutecznie reagować na ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie.

Przeszkol ich z zasad postępowania ze sprzętem. Podpisz z nimi klauzule poufności, a na koniec umowy powierzenia.

#4 IOD

Czas, żebyś przerzucił siły na inne fronty. Nie odpoczywałeś podczas koronawirusa, to teraz powinieneś. A może zrelaksowany wracasz na pole walki? Wyznacz Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub osobę odpowiedzialną za przestrzeganie procedur i niech to ona nadzoruje przepisy oraz działania dla twojego przedsiębiorstwa. Ty skup się na rozwoju swojej firmy i ludzi. Doładujcie akumulatory, żeby mieć wolną głowę do działań.

#5 RODO W TWOICH SOCIAL MEDIACH

Pracując zdalnie czy też w biurze, odkąd mamy Social Media, uciekamy w nie regularnie. W trybie pracy zdalnej nasza uwaga potrafi skupiać się na nich nawet do 9 godzin dziennie.

Przeglądamy je na służbowych komputerach, telefonach, a także na prywatnych narzędziach, które przekształciliśmy do pracy w trybie home.

Facebook ma już prawie 3 miliardy aktywnych użytkowników i ta liczba wciąż rośnie, choć dba o nasze zabezpieczenia my sami o nie już nie. Chętnie wypełniamy wszelkiego rodzaju ankiety, petycje, gramy w quizy, gry, które pobierają szczegóły naszego profilu. Nie sprawdzamy w ustawieniach, jakie wiadomości w Messengerze możemy pobrać lub co gorsza, jakie można ściągnąć, gdyby ktoś włamał się na nasze konto, nawet gdy je usuniemy. Instagram już w 2017r miał 700 milionów aktywnych followersów w miesiącu, co dla hakera jest jak mięso rzucone dzikiej zwierzynie. Udostępnianie lokalizacji, oznaczanie znajomych, wpisy z numerem telefonu do znajomego, wrzucanie zdjęć wyników badań czy nowo odebranego prawo jazdy to podane na tacy informacje, które można wykorzystać do niezgodnych z prawem celów. W 2017 roku WhatsApp został ukarany grzywną w wysokości 110 milionów euro za powiązanie kont użytkowników aplikacji z Facebookiem. Chętnie przesyłamy tą aplikacją filmy, zdjęcia dokumentów, a nawet te bardzo osobiste, gdyż nie tracą na jakości, jednak nie zastanawiamy się co dalej się z nimi dzieje, lub co może się z nimi stać.

Tylko poziom świadomości użytkowników odnośnie do publikowania informacji na swój temat czy firmy, w mediach społecznościowych, a także przetwarzania danych w celach reklamowych może wpłynąć pozytywnie i bezpiecznie na działanie każdego z nas, zachowanie bezpieczeństwa.

Nie znikaj z sieci, tylko ją zabezpiecz! Pandemia okazał się najlepszym czasem na integracje w świecie online, pozyskanie leadów, stworzenie marki czy odbudowanie wizerunku. Jednak wszystko musi odbywać się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zgodnie z procedurami, inaczej potem odbije nam się to czkawką i możemy stracić więcej, niż pozyskaliśmy.

Utrata prywatności jest dla nas niewyobrażalna, gdyż kojarzy nam się z życiem celebrytów Nic bardziej mylnego!

Nieodpowiednie działanie w sieci, bez zabezpieczeń naraża nas również na hejt, który jest kolejnym skutecznym działaniem wyciągania informacji.

Być może, dopóki tego nie doświadczysz na własnej skórze, to nie zrozumiesz. Będziesz się bronił i lekceważył RODO, bo kojarzy się Tobie z wyolbrzymianiem problemu. Stosowanie RODO determinuje wprowadzenie szeregu zmian w przedsiębiorstwach. Począwszy od wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, aż po przekształcenia procedur przetwarzania danych osobowych, czy sposobu ich przechowywania. Są to zmiany konieczne i niepożądane przez firmy, bowiem ich wprowadzenie dla wielu przedsiębiorców okazuje się dość problematyczne.

Wszyscy przeżywamy ciężkie chwile, są branże, które podniosą się na sam koniec jak gastronomia, fitness, turystyka, ale nie zwalnia nas to z dbania o nasze bezpieczeństwo w sieci.

Podsumowując:

Edukuj, zabezpieczaj siebie i pracowników, umilaj czas, inspiruj, wspieraj i motywuj.

 Paula Anna Karolak                                                                                                                                                                                    Ekspert: finanse, bankowość,
crowdfunding, call center,
HORECA, ubezpieczenia,
FMCG, medycyna