Zmieniające się dynamicznie otoczenie rynkowe przedsiębiorstw powoduje, że wybór odpowiedniej strategii jest nie tylko spoiwem łączącym wszystkie obszary i aspekty funkcjonowania firmy, ale także kluczowym czynnikiem sukcesu danej organizacji. O tym jak doradca biznesowy może nam pomóc spojrzeć na naszą organizację i otoczenie biznesowe z innej perspektywy i dlaczego czasem warto zaprosić zewnętrznego konsultanta do współpracy, rozmawiamy z Małgorzatą Warda, która ma ponad 20-letnie doświadczenie na wysokich szczeblach zarządczych w dużych organizacjach, a obecnie prowadzi firmę Warda Consulting Team i jako certyfikowany przez EMCC mentor biznesowy pomaga firmom zwiększać rentowność prowadzonych działań operacyjnych poprzez optymalizację strategii i procesów.
Po wielu latach spędzonych w korporacjach pracuje Pani obecnie jako doradca biznesowy w zakresie strategii i procesów operacyjnych głównie dla firm z obszaru MŚP i startupów. Czy kiedykolwiek sama korzystała Pani z usług zewnętrznych konsultantów?
Jak najbardziej, niejednokrotnie korzystałam z zewnętrznego wsparcia zarządzając zarówno firmą jako dyrektor generalny jak i dużymi działami w charakterze managera wysokiego szczebla. Jestem bowiem zdania, że prowadząc biznes i będąc od strony operacyjnej w tzw. „oku cyklonu” bardzo często brakuje nam czasu i możliwości, aby przyjrzeć się zarządzanej firmie tak jakby z boku i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy kierunek który jakiś czas temu obraliśmy jest nadal aktualny, czy wpisuje się on nadal w kierunek rozwoju rynku na którym działamy, czy nasze procesy operacyjne są nowoczesne. Tym bardziej jest to trudne w sytuacji tak gwałtownych zmian na rynku, jakie spowodowała pandemia. Szef czy manager wysokiego szczebla często nie mają czasu przyjrzeć się pewnym procesom z dystansu, a nawet jeśli zdiagnozują problem, nie zawsze mają zasoby czasowe i pełną wiedzę, aby pochylić się nad jego skutecznym rozwiązaniem. Perspektywa osób z zewnątrz, które specjalizują się w określonych obszarach a dodatkowo mogą się wesprzeć badaniami rynkowymi, może być tu bardzo pomocna. Jak już wspomniałam sama niejednokrotnie korzystałam z zewnętrznych konsultantów zarządzając dużymi działami czy firmami. Także obecnie, prowadząc własną mniejszą firmę chętnie wspomagam się specjalistyczną wiedzą chociażby tych konsultantów, z którymi współpracuję. Wychodzę bowiem z założenia, że nikt nie jest omnibusem i warto korzystać z wiedzy eksperckiej, chociażby po to, by być na bieżąco z trendami, dostosowywać ofertę i komunikację do zmieniających się oczekiwań klientów i nie wypaść z rynku.
Dzisiejszą rozmowę adresujemy do firm z sektora MŚP. Czy są jakieś kryteria które powinna spełniać firma, chcąca skorzystać z mentoringu lub doradztwa biznesowego, aby było ono efektywne? Czy mogą być one związane z etapem rozwoju, ilością osób zatrudnionych czy generowanymi przychodami?
Ze wsparcia zewnętrznego eksperta czy mentora biznesu może skorzystać praktycznie każda firma, która ma jakiś problem do rozwiązania. Może być to zarówno dojrzała, duża organizacja, jak i start-up. Osobiście doradzam zarówno przedsiębiorstwom działającym na rynku od wielu lat, jak i firmom, które dopiero stawiają pierwsze kroki na rynku i potrzebują pomocy na przykład w zakresie komercjalizacji swojej oferty – w stworzeniu efektywnej strategii cenowo-handlowej, samego cennika, jak negocjacji pierwszych kontraktów. Przykładowo w ramach takich akceleratorów jak Reaktor X czy Startup Hub Poland często mam okazję pracować z firmami, które są na wczesnym etapie rozwoju.
Z kolei firmy dojrzałe często mają do czynienia z innymi wyzwaniami – na przykład przez wiele lat strategia wymyślona przez założyciela lub właściciela firmy działała i nie wymagała większych korekt, a tu nagle coś zaczęło się psuć i rentowność firmy zaczęła spadać. Firma właścicielska, zwłaszcza skoncentrowana na ratowaniu biznesu ma zawężoną perspektywę i w związku z tym często ma problem, aby samodzielnie ten trend odwrócić. Doświadczony konsultant, mając szersze spektrum, wiedzę na temat tego co się dzieje na rynku, w branży lub sektorach pokrewnych, może pomóc przedsiębiorstwu w przekształceniu się w organizację bardziej nowoczesną i efektywną, która będzie się potrafiła zmierzyć z wyzwaniami rynkowymi. Bywa, że w dużych korporacjach korekt wymagają jedynie wybrane obszary np. procesy operacyjne. Zdarza nam się zaczynać takie procesy od audytu i rekomendacji w zakresie usprawnień procesów sprzedażowo-marketingowych, tak aby oba działy efektywnie strzelały gole do jednej bramki i nie przeszkadzały sobie wzajemnie w realizacji głównego celu obranego przez przedsiębiorstwo.
Czy łatwiej wdrożyć zmiany w dużych korporacjach, czy w małych firmach?
Zwykłam mawiać, co zresztą jest zgodne z moimi obserwacjami, że im mniejsza firma, tym szybciej widzimy rezultaty wprowadzonych zmian. Posłużę się tu takim porównaniem: mała łódka szybko wykona zwrot, natomiast duży okręt potrzebuje znacznie więcej czasu na zmianę kursu. Dlatego sprawne przeprowadzenie zmiany w dużej organizacji w obecnych dynamicznych czasach bywa większym wyzwaniem niż w przypadku małej firmy, ale jest jak najbardziej możliwe.
Wspomniała Pani, że można poprawić procesy operacyjne – na przykład w zakresie współpracy działów sprzedaży i marketingu. Jakie jeszcze obszary może obejmować proces doradczy i jakich benefitów może się spodziewać zleceniodawca?
Zasadniczo doradztwo biznesowe to kompleksowe działania rozwojowe wspierające zmianę w organizacji. Jego rolą jest spowodowanie, ze przedsiębiorstwo będzie osiągało lepsze wyniki nie tylko teraz, ale i w przyszłości. Doradztwo dla firm standardowo rozpoczynamy przeglądem i analizą sytuacji biznesowej firmy i jej organizacji. Efektem takiego audytu są rekomendacje do rozwoju firmy jako całości poszczególnych obszarów. Przykładowo zmiany mogą dotyczyć całego działu sprzedaży lub tylko jego części np. samego call center sprzedażowego, jeśli firma takowe posiada i tam akurat zdiagnozujemy problem. Doradztwo może przybierać różne formy – począwszy od jednodniowych konsultacji połączonych z mentoringiem po rozbudowany, kilkumiesięczny projekt doradczy. Koncentruje się na zmianie postaw pracowników na bardziej proaktywne, a samej organizacji na bardziej samoświadomą. Wsparcie osoby z poza organizacji powoduje, iż właściciele i management firm są częściowo odciążani od wybranych kwestii operacyjnych, przygląda się im bowiem konsultant i to on rekomenduje działania. To – poza większą rentownością i efektywnością działań – jest jednym z istotniejszych benefitów tego typu procesów doradczych.
Wiadomo, że w dzisiejszych realiach rynek szybko się zmienia. Czy zatem raz wypracowana z firmą doradczą strategia będzie procentowała przez dłuższy czas?
Nikt nie jest wstanie stworzyć idealnej strategii, której nie trzeba będzie w trakcie jej realizacji aktualizować. Strategia nie jest dokumentem, który drukujemy i wkładamy do szafy, nie jest dana raz na zawsze – w zależności od dynamiki danej branży w dzisiejszych realiach rynkowych może wymagać bieżących korekt. Jak mawiał Heraklit z Efezu – jedyną pewna rzeczą jest zmiana. Organizacje muszą być na to przygotowane i dbać o to by być na bieżąco z tym co się dzieje na rynku i reagować. Jednak fakt, że mamy określony cel i strategię, pozwoli nam uniknąć dryfowania w trudniejszych czasach, bo jednak mamy ster.
Ważnym słowem jest także wdrożenie. Osobiście przykładam dużą wagę do komunikowania zmian i prawidłowego wdrożenia strategii od strony operacyjnej – bez tego ciężko o efekty i rzeczywistą zmianę kursu. Dlatego procesu mentoringowo-doradczy to poniekąd także usługa edukacyjna. Ponieważ przywiązujemy do tego dużą wagę staramy się nie tylko wypracować z przedsiębiorstwem konkretną strategię i towarzyszące jej metody działania, ale przede wszystkim nauczyć osoby zaangażowane w proces na co zwracać uwagę, jak od strony matematycznej patrzeć na biznes, aby w przyszłości były w stanie samodzielnie reagować na zmieniające się otoczenie rynkowe i podejmować właściwe decyzje operacyjne. Często pomagamy też w wyborze skutecznych narzędzi wspierających biznes w osiąganiu celów – począwszy od wypracowania bardzo prostych narzędzi zarządczych takich jak na przykład dashboardy z głównymi wskaźnikami do bieżącej oceny biznesu, a skończywszy na bardziej zaawansowanych systemach wspierających działania operacyjne. Dobrze dobrane i wprowadzone pozwalają lepiej zarządzać firmą w zmieniających się dynamicznie warunkach.
Na pewno podczas rozmów z Klientami w końcu pada pytanie o koszty takiego procesu. Z jakim kosztem musi się liczyć firma, która chce coś zmienić w swoim modelu działania?
Oczywiście jest to proces, który wiąże się z kosztami, nie tylko samego consultingu, ale także wdrożenia zmian. Jeśli bowiem w wyniku prowadzonego procesu zdecydujemy się na zmianę elementów strategii marketingowej – to musimy mieć fundusze chociażby na grafika, który odświeży logo czy przygotuje reklamy w zmienionej formie. Należy zadbać o to, aby nowe procesy operacyjne były zrozumiałe dla pracowników, więc trzeba ich przeszkolić. Mogą się tu pojawić koszty zatrudnienia trenera-konsultanta, a nawet jeśli jako organizacja zrobimy to we własnym zakresie, to kosztem będzie nie tylko nasz własny czas, ale także przykładowo wynajem sali. W przypadku mniejszych firm, zwłaszcza takich które borykają się z trudną sytuacją finansową wraz z zespołem staramy się, aby proces doradczy w miarę możliwości się sam finansował –zmiany wprowadzamy zazwyczaj etapami, tak aby przed wdrożeniem kolejnych pojawiły się pierwsze rezultaty biznesowe pozwalające na dalsze inwestycje. Nie będę ukrywała, że etap początkowy i pierwsze wdrożenie może wymagać większych nakładów, a potem, gdy wdrożenie nabiera tempa obciążenie jest mniejsze. Mamy wielu klientów którzy po wspólnym wdrożeniu większych zmian kontynuują proces z nasza firmą – spotykamy się wtedy już rzadziej i wprowadzamy korekty do realizowanej strategii jeśli rzeczywiście wymaga tego rynek lub po prostu konsultujemy nowe pomysły.
Dziękuję za rozmowę.
Rozmawiał Kamil Król
Zdjęcie:
Fot. Monika Waśko
